Эффективные задачи и дедлайны, которые не горят

Тут нам на помощь приходит метод из тайм-менеджмента — Матрица Эйзенхауэра. Данный метод позволяет приоритезировать задачи, помогает планировать рабочее и свободное время.

По степени важности и срочности для бизнеса все задачи делят на четыре вида:

A — важные и срочные;

B — важные, но несрочные;

C — срочные, но неважные;

D — несрочные и неважные.

*Нарисовать матрицу Эйзенхауэра можно от руки или в цифровом формате в Word или Google Docs

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра?

1. Определить список дел

Список дел, которые приведут вас к поставленным ранее целям. Прежде чем вписать задачу в матрицу, нужно оценить, насколько она важна.

Чтобы не держать всё в голове, для постановки и отслеживания задач используют специальные программы, например: Notion, Trello, Jira и т. д.

2. Помнить о ресурсах

У руководителя есть два основных ресурса:

• время;
• сотрудники.

Будучи на руководящей должности, вы вправе распределять свои ресурсы (двигать сроки, перераспределить задачи или делегировать их сотрудникам), если какая-либо задача не вписывается в ваш график.

3. Адекватно оцениваем важность и срочность задачи.

Нужно понимать, насколько та или иная задача приближает команду к поставленным целям и насколько она срочная. Только после этого задачу можно вносить в матрицу.

Задачи ставить мы научились, но как соблюдать сроки?

Начнем с того, что дедлайн (от англ. Deadline — «мертвая грань, мертвая линия») — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу, достичь цели или завершить проект.

Как соблюсти дедлайн?

1. Дедлайн должен быть обоснованным и реалистичным.

Оценивайте задание рационально, назначайте реальную дату.

2. Разбейте проект на части.

Мы ранее говорили про “Эджайл” и его фреймфорки, данные подходы помогут отслеживать скорость выполнения и оценить время реализации задания.

3. «Съешь лягушку!». Начинайте с самого сложного, даже если это неприятно. Не тратьте время на несущественные проблемы.

4. Планируйте и записывайте задачи.

Заведите планнер или ежедневник. Записывайте задачи. Помните, что согласно закону Парето первые 80% задач, можно выполнить за 20% времени.

5. Не прокрастинируйте.

Выполняйте все равномерно и качественно.

6. Не забывайте про страховку.

Оставляйте время для форс-мажоров. Лучше сдать проект раньше, чем пытаться влезть в горящий дедлайн.

СОВЕТ

Существует такое понятие, как редлайн (от англ. redline — «красная линия») — это своеобразная точка контроля выполнения конечной цели. Обычно редлайн ставится за несколько дней до дедлайна и позволяет отследить качество и своевременность выполнения задачи.